Tunisia: STEG V - Electricity Transmission Project - Methodology for Forecasting Electricity Demand

Description

Country:

Tunisia

Business sector:

Power and energy

Project number:

69025

Funding source:

EBSF - EBRD Shareholder Special Fund

Contract type:

Consultancy Services

Notice type:

Invitation for expressions of interest (CSU)

Issue date:

04 May 2017

Closing date:

16 Jun 2017 at 17:00 London

Access eSelection

Project Description:
The European Bank for Reconstruction and Development (“EBRD” or the “Bank”) has signed a loan with the Société Tunisienne de l’Electricité et du Gaz (“STEG” or the “Client”), for a total amount of EUR 46.5 million to be provided alongside an up to EUR 46.5 million loan from the European Investment Bank (“EIB”). The operation will enable the Company to reinforce and strengthen the electricity transmission network in Tunisia, in order to enhance its performance and reliability (the “Project”).

Assignment Description:
The Client now intends to engage a consultancy firm (the “Consultant”) to improve its forecasting approach of energy and maximum power demand at short, medium and long terms and determine a new forecast model for Tunisia to cope with structural changes in customer behaviour (the “Assignment”).

The expected outcome of the Assignment is:

•Reviewing of the existing demand forecast methodology at energy and maximum power demand on short, medium and long terms and existing tools currently used by STEG; and
•Improve the existing demand forecast methodology – particularly :
oImprovement of the forecasting approach especially to the maximum power demand in order to cope with structural changes in customer behaviour ;
oRebuild the load curve and set up forecasted load curve;
oIncorporate the role of climate in driving customer demand;
oIncorporate the increasing spread of RE, including any customer based systems (rooftop PV etc.,)
•Improving the quality of forecasts of electricity demand in general, and determining a new model that takes into account these factors.

The selected Consultant shall carry out the following 6 phases.
•Phase 1: Kick-off meeting, scoping and review of existing model
•Phase 2: Benchmarking of appropriate demand forecast models
•Phase 3: Technical assistance to design and improve the Tunisian model
•Phase 4: Development and implementation of software adapted to the new model
•Phase 5: Workshop and training
•Phase 6: Ongoing support
Consultants should refer to the full Terms of Reference (”ToRs”) for a more detailed description of service requirements.

Status of Selection Process:
Interested firms or groups of firms are hereby invited to submit proposals in line with the requirements set out in this procurement notice.

Assignment Start Date and Duration:
The Assignment is expected to start in October 2017 and has an estimated overall duration of 120 days (Tasks 1 and 2 should start as soon as the Consultant is selected and should last no later than the end of October 2017). The assignment has to start as soon as the Consultant is selected and last no later than 31 January 2018. It is important that the Consultant can start working as soon as possible after appointment.

Funding Source:
It is anticipated that the contract will be financed by EBRD Shareholder Special Fund. Selection and contracting is subject to the availability of funding.

Eligibility Criteria:
There are no eligibility restrictions. However, the following consultants are not eligible to to be awarded the contract:
a)The audit firm currently in charge of auditing the Client’s Financial statements;
b)The Bank’s consultant previously in charge of preparing the Environmental Due Diligence and currently in charge of the environmental monitoring of EBRD’s project; and
c)The consultant engaged by the Bank to support the preparation of the Project (Lender’s Monitor).

Consultant Profile:
The Consultant will be a firm or a group of firms with preferably :

•A previous project experience in implementing demand forecast methodology for electricity at short, medium and long term inspired from best international standards within public entities, preferably in Tunisia or in a country with comparable climatic conditions; and
•Knowledge of Power and Gas sector.

The Consultant’s expert team will include the following Key Experts:

•A Team Leader: a senior manager responsible for overall results of the project, for presenting results to STEG, Direction Générale de l’Energie (DGE) and EBRD, for overall coordination among various consultants, stakeholders, clients;
•One Principal expert senior system power modelling expert with experience in flow load studies and load forecast with the relevant experience in demand forecast at short, medium and long term (with mandatory hands on experience within a company operating in a region with comparable climatic conditions);
•One Principal expert senior economic modelling expert with experience in economic forecast with the relevant experience in electricity demand forecast at short, medium and long term (with mandatory hands on experience within a company operating in a region with comparable climatic conditions);
•One Local expert with hands-on-experience in the Power sector in Tunisia, with knowledge of technical processes, operations, planning, and regulation in the Power sector in Tunisia;
•One Social or Climate expert with experience in the impact of climate change on customer demand (preferably in a region with comparable climatic conditions).

Fluency in French is mandatory and English is preferred. During vacation periods or any other periods of absence, replacement should be made by the consultant.

Submission Requirements: In order to determine the capability and experience of consultants seeking to be selected for this Assignment, the information submitted should include the following:

A.Technical Proposal

A1. Completed Consultant Declaration Form and Contact Sheet, the template for which is available from the following web-link:

http://www.ebrd.com/pages/workingwithus/procurement/notices/csu/contact_sheet.doc.

A2. Company/group of firms’ profile, organisation and staffing (max. 2-4 pages).

A3. Details of previous project experience in similar technical assignments undertaken in the last five years, including information on contract value, contracting entity/client, project location/country, duration (mm/yy to mm/yy), expert months provided (if different from duration), main activities, objectives (max. 10 pages).

A4. CVs of Key Experts who could carry out the Assignment detailing qualifications, experience in similar assignments, particularly assignments undertaken in the last five years, including information on contracting entity/client, project location/country, duration (mm/yy to mm/yy), expert months provided, assignment budget, main activities, objectives.

A5. Technical Approach and Methodology (max. 10 pages) explaining the technical approach, the methodology for implementing the tasks, addressing key challenges and including a work plan and Team Input;

B. Financial Proposal The Consultant must determine whether any indirect taxes/VAT are chargeable on the proposed services and state the basis for such. If any indirect taxes/VAT are payable, the Client will have to pay indirect taxes/VAT element to the services directly to the Consultant unless otherwise agreed.

For the Bank’s standard technical and financial proposal forms, please follow this link.

Submission format:
The full Expressions of Interest (including the technical proposal with the CVs, the Consultant Declaration Form and Contact Sheet as well as the Financial proposal) shall be submitted, in English and French, via e-Selection system to reach the Bank no later than the Closing Date. The Expressions of Interest shall be split in two files (pdf). The EBRD reserves the right to reject applications of firms submitting more than one file for each proposal. Only if any limitation on the permissible file size is exceeded (4 Mo), the Consultant may split the technical proposal into further files.

The EBRD Contact Person:
Sophie Medert
European Bank for Reconstruction and Development
One Exchange Square
London EC2A 2JN
Tel: + 44 20 7338 7371
Fax: +44 20 7338 7451
E-mail: mederts@ebrd.com (Applications must be sent via e-Selection system and NOT on this email address)

Important notes:
1.This is a Selection from Shortlist procedure as envisaged in the EBRD’s Procurement Policies & Rules. The selection will normally be made from responses to this notification only. The highest-ranked Consultant will be invited to negotiate the contract, subject to availability of funding.
2.EBRD will be in charge of the selection of the Consultant, the Client will be the contracting entity.
3.The proposal validity period is 90 days from the deadline date for receipt of submissions. During this period, the Consultant shall maintain its original Proposal without any change, including the availability of the Key Experts, the proposed rates and the total price.
4. The shortlist criteria are:

a Firm’s previous project experience in implementing forecast methodology for electricity demand at short, medium and long term inspired from best international standards within public entities, preferably in Tunisia or in a country with comparable climatic conditions; and (25%)
b Firm’s previous experience in the Power and gaz sector ( 10%)
c CVs of the Key Experts (25%)
d Technical Approach and Methodology and work plan and Team input (20%); and
e Financial Proposal (20%).

5. Evaluation of Financial Proposals:
Only those submissions which score 70% or more of the total marks available for the technical criteria (a-d inclusive) will be eligible to have their financial proposals evaluated.
The lowest evaluated Financial Proposal (Fm) is given the maximum financial score (Sf) of 20. The formula for determining the financial scores (Sf) of all other Proposals is calculated as following:
Sf = 20 x Fm/F, in which “Sf” is the financial score, “Fm” is the lowest price, and “F” the price of the proposal under consideration.


Version Francaise:

Description du projet:
La Banque Européenne pour la Reconstruction et le Développement (la « BERD » ou la « Banque ») a signé un prêt en faveur de la Société Tunisienne de l’Electricité et du Gaz (la « STEG » ou le « Client ») pour un montant total de 46.5 millions d’Euros accompagné d’un prêt de la Banque Européenne d’Investissement pour un montant équivalent. Le prêt sera utilisé pour renforcer le réseau de transport de l’électricité dans la région Nord-Est de la Tunisie (le « Projet »).

Description de la mission: Le Client cherche maintenant à engager un consultant (le « Consultant») pour l’accompagner dans l’examen de son approche à la prévision en énergie et en pointe à court, moyen et long termes et de développer des approches pour améliorer la méthode de prévision pour faire face, en particulier, aux changements structurels dans le comportement des clients (la « Mission »).

Le résultat attendu de la Mission est :
•Passez en revue la méthode de prévision en énergie et en pointe à court, moyen et long termes et les outils existants utilisés par la STEG; et

•Améliorer la méthodologie de prévision - en particulier:
oAméliorer l"approche de la prévision de la demande en énergie et en puissance maximale, en particulier pour mieux incorporer les modifications structurelles dans le comportement des clients ;
oReconstituer des courbes de charges et avoir des courbes de charges prévisionnelles
oIncorporer le rôle du climat dans la conduite de la demande des clients ;
oIncorporer le déploiement croissant des Energies Renouvelables, y compris les systèmes à base client (PV sur les toits, etc.,).

•Améliorer la qualité des prévisions de la demande d"électricité en général, et la définir dans un nouveau modèle qui tient compte de ces facteurs.

Pour ce faire, le Consultant sélectionné devra :

•Phase 1: Délimiter la tâche et réviser le modèle existant
•Phase 2: Conduire une analyse comparative des modèles appropriés de prévision de la demande
•Phase 3: Offrir une Assistance Technique pour concevoir et améliorer le modèle tunisien en termes de prévision en énergie et pointe, à court, à moyen et à long terme
•Phase 4: Développer et mettre en œuvre un logiciel adapté au nouveau modèle
•Phase 5: Préparer un séminaire et une formation
•Phase 6: Assurer un soutien continu

Les candidats doivent se référer aux Termes de Référence (“TdRs”) complets pour une description plus détaillés des services attendus.

Etape du processus de sélection:
Les consultants ou groupement de consultants intéressés sont tenus de soumettre une offre en conformité au présent avis de marché.

Date de début de la mission et sa durée:
La Mission commencera en Octobre 2017 par l’organisation d’une réunion de lancement et devrait durer 120 jours (Les tâches 1 et 2 doivent démarrer dès que le Consultant est sélectionné et doivent s’achever au plus tard à la fin d’Octobre 2017. Le projet d’assistance technique doit démarrer dès que le Consultant sera sélectionné et s’achever au plus tard le 31 Janvier 2018. Il est souhaité que le Consultant commence la Mission dès sa nomination.

Source de Financement:
EBRD Shareholder Special Fund (SSF). Merci de noter que la sélection et la contractualisation du Consultant seront soumis à la disponibilité des fonds.

Critères d’Eligibilité:
La source de financement n’a pas émis de Critères d’Eligibilité. Cependant, ne sont pas éligibles à l’obtention de ce contrat :
a.Le cabinet d’audit actuellement en charge des états financiers du Client ;
b.Le consultant de la Banque anciennement en charge de la diligence environnementale du Projet et actuellement en charge du monitoring environnemental du Projet pour la BERD; et
c.Le consultant engagé par la Banque en tant que Moniteur de Prêt.

Profil du Consultant:
Le Consultant sera une entreprise ou un groupement d’entreprises ayant de préférence :
•Expérience de l’entreprise dans la mise en œuvre de méthode de prévision de la demande d"électricité à court, moyen et long terme inspirée des meilleures pratiques internationales dans les établissements publics, de préférence en Tunisie ou dans des pays avec des conditions climatiques comparables
•Une connaissance des secteurs de l’électricité et du gaz.
L"équipe du Consultant devrait être composée de:

-Un Chef d"Équipe un cadre supérieur responsable des résultats globaux du projet, pour la présentation des résultats à la STEG, Direction Générale de l’Energie (DGE) au sein du Ministère de l’Energie, des Mines et des Energies Renouvelables (MEMER) et la BERD, de la coordination générale entre les consultants divers, les intervenants et les clients;

-Un expert principal spécialiste dans la modélisation des systèmes électriques avec une expérience dans les études de flux de charge et prévision de la charge avec une expérience pertinente en prévision à court, moyen et long termes de la demande (incluant obligatoirement une expérience pratique dans une entreprise opérant dans une région aux conditions climatiques similaires);

-Un expert principal spécialiste dans la modélisation économique avec une expérience dans les prévisions économiques et une expérience pertinente en prévision de la demande d"électricité à court, moyen et long terme (incluant une expérience pratique de préférence dans une région aux conditions climatiques comparables);

-Un expert local avec une expérience pratique dans le secteur de l’électricité en Tunisie, une connaissance des processus techniques, des opérations, de la planification et de la réglementation également dans le secteur de l’électricité en Tunisie;

-Un expert social ou climatique avec une expérience dans l"impact du changement climatique sur la demande des clients (de préférence dans une région aux conditions climatiques similaires);

La maîtrise du français est obligatoire et de l"anglais est préférée. Pendant les périodes de vacances ou autres périodes d"absence, le personnel de remplacement doit être mis à la disposition par le Consultant.

Processus de soumission des offres:
Afin d’évaluer les compétences et l’expérience des consultants intéressés par la Mission, les informations suivantes devront être soumises :

A. Proposition technique

A1. “Consultant Declaration Form and Contact Sheet” dument remplis. Le modèle de ce document est disponible sur le lien suivant:

http://www.ebrd.com/pages/workingwithus/procurement/notices/csu/contact_sheet.doc.

A2. Profil de l’entreprise ou du groupe d’entreprises, organisation et profil de l’équipe mise à la disposition du Client (max. 2-4 pages).

A3. Détail des expériences pour des missions similaires réalisées au cours des cinq dernières années, y compris les informations sur leur valeur contractuelle, entité adjudicataire/client, emplacement/pays, durée de la prestation (de mm/aa à mm/aa), nombre de mois d’expertise fournis (si différent de la durée) budget, activités principales, objectifs (max. 10 pages).

A4. CV des Experts Clés à affecter au projet et mentionnant les qualifications, expérience en missions similaires, notamment missions réalisées au cours des cinq précédentes années, y compris information sur entité adjudicataire/ client, emplacement/pays du projet, durée de la prestation (de mm/aa à mm/aa), nombre de mois d’expertise fournis, budget, activités principales, objectifs

A5. Approche technique et méthodologie, décrivant la compréhension des objectifs de la Mission tels que décrits dans les TdR, l’approche technique, la méthodologie pour mettre en œuvre les sous-missions, adresser les enjeux clés, incluant un plan de travail de projet et la composition de l’équipe allouée à la Mission (max. 10 pages).

B. Proposition financière. Le Consultant doit déterminer si une quelconque taxe indirecte / TVA serait due sur les services proposés et indiquer le fondement d"une telle perception. Si des taxes indirectes / TVA sont payables, le Client de la BERD devra directement payer au Consultant ces taxes indirectes / TVA dues sur les services proposés, sauf accord contraire.

Veuillez trouver les formats standards de propositions technique et financière de la BERD ici.

Format de soumission :
La manifestation complète d"intérêt (y compris la proposition technique avec les CVs, la Déclaration du Consultant et la Fiche de Contact ainsi que la proposition financière) doit être soumise en anglais et en français électroniquement à travers le système e-Selection, pour parvenir à la Banque au plus tard à la date de clôture indiquée ci-dessus. La manifestation d"intérêt doit être séparée dans deux fichiers (pdf) (un fichier unique pour la proposition technique et un fichier unique pour la proposition financière). La BERD se réserve le droit de rejeter les demandes des entreprises qui soumettent plus d"un fichier par proposition. Le Consultant pourra fractionner la manifestation d"intérêt en plusieurs fichiers uniquement si la taille du fichier autorisé est dépassée (4 Mo).

Contact de la Banque :
Sophie Medert
European Bank for Reconstruction and Development
One Exchange Square
London EC2A 2JN
Tel: + 44 20 7338 7378
Fax: +44 20 7338 7451
E-mail: mederts@ebrd.com (les soumissions doivent être envoyée au travers du system e-Selection et NON à cette adresse email).

Notes importantes :
1.Cette sélection est faite suivant la procédure de Liste Sélective telle que prévue dans la Politique et Règles de Passation des marchés de la Banque. La sélection se fera uniquement sur la base des réponses reçues pour cet avis. Le consultant ayant obtenu le meilleur classement sera invité à négocier le contrat, sous réserve de la disponibilité des fonds.

2.L’entité réalisant la sélection sera la BERD, la partie contractante sera le Client.

3.La validité des offres est 90 jours à compter de la date de clôture de réception des offres. Pendant cette période, le Consultant devra maintenir sa Proposition initiale et ne sera pas autorisé à apporter de changement. Cette règle s’applique entre autres à la disponibilité des Experts Clés, ainsi qu’à leur taux respectif et au coût total de la prestation proposée.

4. Les critères de notation:

a.Expérience de l’entreprise dans la mise en œuvre de méthode de prévision à court, moyen et long termes inspiré des meilleures pratiques internationales dans les établissements publics, de préférence en Tunisie ou dans des pays avec des conditions climatiques similaires (25%)
b.Expérience de l’entreprise dans le secteur de l’électricité et du gaz (10%)
c.CVs des Experts clés (25%)
d.Approche technique, méthodologie, plan de travail de projet et composition de l’équipe (20%)
e.Offre financière (20%)

5. Evaluation de l’offre financière:

Seules les candidatures qui auront obtenu une note de 70% ou supérieure à la note totale disponible pour les critères techniques (a-d inclus) seront éligibles à l’évaluation de leur offre financière.

L’offre financière la moins élevée (Fm) se verra attribuer la note financière maximum de 20.
La formule appliquée pour la détermination de la note financière (Sf) pour toutes les autres offres est calculée de la manière suivante :

Sf = 20 x Fm/F, “Sf” étant la note financière, “Fm” est le prix le moins élevé, et “F” le prix de la proposition en considération.


Other tenders from Tunisia за for this period

Tunisia: STEG V - Electricity Transmission Project - Improvement of Risk Management Source: The European Bank for Reconstruction and Development (EBRD)